صفحه محصول - پاورپوینت دستورالعمل بايگانی موضوعی

پاورپوینت دستورالعمل بايگانی موضوعی (pptx) 56 اسلاید

دسته بندی : پاورپوینت

نوع فایل : PowerPoint (.pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )

تعداد اسلاید: 56 اسلاید

قسمتی از متن PowerPoint (.pptx) :

بسم الله الرحمن الرحيم (( مقدم دانشجويان عزيز را گرامي مي داريم ))  موضوع درس: دستورالعمل بايگاني موضوعي  مقدمه بايگاني موضوعي گنجينه اسرار و حافظه هسته مركزي فعاليتهاي يك سازمان محسوب مي شود ، همچنين اسناد بايگاني مي توانند بيانگر سير ايجاد و روند تحولات ساختاري و سازماني و در نتيجه مبناي تحقيقات علمي و قضاوتهاي تاريخي حال و آينده باشند ، بنابر اين براي بيان ارزش و اهميت بايگاني بايد به سه نكته توجه شود . 1 ـ ارزش تاريخي اسناد ( بيانگر حقايق و سند قضاوت ) 2 ـ اهميت بايگاني ( حلقه اتصال سازمان با گذشته خود و منبع تغذيه سازمان و افراد در رابطه با ماموريتها و… ) 3 ـ نقش بايگان ( حفاظت از اسناد بايد به چه كساني سپرده شود ) (( تعاريف و اصطلاحات )) ـ بايگاني عبارتست از فن طبقه بندي ، تنظيم و نگهداري و حفاظت اسناد و مدارك ، بر طبق روش معين ، به نحويكه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه ، نيروي انساني و وقت بتوان به آن اسناد دسترسي پيدا كرد . ـ بايگاني به محلي كه اسناد و مدارك طبق ضوابطي معين در آنجا نگهداري مي شود نيز گفته مي شود . بايگاني : تعريف انواع بايگاني از نظر مدت زمان نگهداري اسناد : 1- بايگاني جاري = محلي است كه اسناد بمدت 2 سال پس از صدور دستور بايگاني نامه هاي وارده و صدور نامه هاي صادره در آنجا نگهداري مي شود . طبق برخي از تعاريف تاماداميكه سازمان در ارتباط مستمر با پرونده يا سند قرار دارد ، آن پرونده يا سند در بايگاني جاري باقي خواهد ماند . 2 ـ بايگاني نيمه جاري = محلي است كه پرونده ها و اسناد پس از طي مراحل بايگاني جاري بمدت سه سال در آنجا نگهداري مي شود . مراجعه به اين گونه پرونده ها معمولاً مستمر نبوده و بنابر مورد و نياز سازمان به آنها رجوع مي شود . 3 ـ بايگاني راكد = محلي است كه پرونده هاي نيمه جاري پس از تفكيك ، ارزشيابي و امحاء اوراق زائد به آنجا منتقل و به مدت 25 سال نگهداري مي شوند . توضيح : 1 ـ اسناد و پرونده هاي جاري ، نيمه جاري و راكد بايد بطور جداگانه دسته بندي و نگهداري شوند . 2 ـ بايگاني راكد معمولاًدر مراکز سازمان‌ها ايجاد مي شود . آرشيو : محلي است كه اسناد و مدارك با ارزش نظامي ، تاريخي ، حقوقي و … پس از تفكيك ، ارزشيابي و امحاء اوراق زائد بطور دائمي در آنجا نگهداري مي‌شود. تعريف انواع بايگاني از نظر شيوه و محل نگهداري اسناد : الف ـ سيستم يا نظام متمركز = در اين شيوه كليه امور بايگاني از قبيل طبقه بندي ، كد گذاري ، تنظيم و نگهداري پرونده ها فقط در بايگاني مركزي (بايگاني كل) صورت مي‌گيرد و ساير رده ها مجاز به داشتن بايگاني جداگانه و يا نگهداري پرونده ها نخواهد بود . ب ـ سيستم نيمه متمركز = در اين شيوه علاوه بر بايگاني مركزي‌، اولين سطح از زير مجموعه رده نيز مجاز به ايجاد بايگاني مستقل بوده و پرونده ها و اسناد مربوطه را نگهداري مي نمايند . ج ـ سيستم غير متمركز يا پراكنده = در اين شيوه كليه رده ها در سطوح مختلف داراي بايگاني مستقل بوده و مجاز به نگهداري پرونده ها و اسناد مربوط به خود نمي باشند . توضيح :  1ـ اسناد داراي طبق بندي سري و بكلي سري در رده هايي كه داراي شعبه اسناد ويژه مي باشند به‌طور متمركز توسط شعبه مذكور نگهداري مي‌شوند . 2 ـ اسناد داراي طبقه بندي در ساير رده ها توسط دبيرخانه مركزي رده نگهداري مي شود .